En un ejercicio sin vergüenza de generalización, puedo afirmar que no conozco a nadie que no haya fantaseado con una máquina del tiempo o soñado con algún recurso místico que le otorgue más horas a su día. O quizá, simplemente hayan deseado un día extra para descansar durante el fin de semana, o una tregua con las responsabilidades que les permita terminar los pendientes sin prisas, ni presiones. Como lo anterior es imposible,  más nos vale gestionar el tiempo con buen criterio para sacarle el máximo partido, y valga la paradoja, generemos más tiempo.

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En ese sentido, puedes establecer prioridades en tus actividades, pero bajo ese enfoque, te limitarás a hacer lo estrictamente necesario sin realmente crear más tiempo; es mucho más inteligente pensar en qué acciones te ayudarán a producir más tiempo en el largo plazo, no sólo las que obligatoriamente tienes que realizar.

Tampoco se trata de hacer todo lo más rápido posible, porque en lugar de ganar tiempo en el futuro, solo irás tachando pendientes que automáticamente te pondrán en la posición de empezar a realizar otra cosa. Sin duda, muchas veces la urgencia nos obliga a completar proyectos que tienen que ser cerrados inmediatamente, sin opción a posponerlos, pero se trata de situaciones excepcionales, y como tales, deben ser manejadas.

Es de suma importancia que en cada acción que realices te preguntes: ¿Cuánto tiempo importará lo que estoy haciendo? ¿Es relevante para la compañía/mi vida? Si la respuesta no te agrada, déjalo ir, delégalo, o posponlo para cuando tengas tiempo de sobra. Es más, probablemente, ni siquiera tengas que hacerlo. Eliminar las tareas ociosas que consumen energía, concentración y tiempo, no debe ser motivo para sentirte culpable.

Piensa en lo que acabas de leer.

Déjalo ir: ¿Realmente es necesario? Si no tendrá un impacto duradero o si puede ser eliminado sin grandes consecuencias, mejor elimínalo de tus pendientes.

Delégalo: ¿Lo puede hacer un/a subordinad@/practicante? Aunque todavía no sea capaz de ejecutar la tarea tan bien como tú lo harías, podrá ganar experiencia y a ti, te otorgará la oportunidad de invertir tu tiempo más productivamente. Claro, sin abusar.

Posponlo: Si lo puedes posponer, concéntrate en lo realmente importante.

Francisco Sáez, fundador y CEO de la plataforma de productividad GTD FacileThings, tiene como regla general automatizar tareas. Él afirma que cuando empleas tu tiempo en leer, aprender o actualizarte sobre algo que usas diariamente, podrás mejorar la eficiencia de tus procesos en menos tiempo y con más calidad, lo que evidentemente permitirá ahorrar más tiempo en el futuro.

En resumen, se trata de utilizar tu tiempo generando valor, de manera que te permita ahorrar más tiempo en el futuro. Por ejemplo, si eres hoteler@ e inviertes tiempo capacitando a tu personal operativo, evitarás emplear posteriormente mucho tiempo corrigiendo mal entendidos y justificándote ante los huéspedes por el mal servicio. Si programas e inviertes tiempo en hacer pruebas de calidad podrás ahorrarte mucho tiempo en el futuro corrigiendo errores que les surjan a l@s usuarios cuando la plataforma haya sido lanzada. Si cada quincena tienes que ir a diferentes lugares a pagar diferentes servicios, los minutos que tardes en hacer la gestión de domiciliarlos será tiempo invertido correctamente.

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Ahora piensa en todas las cosas que haces en tu vida diaria y cómo puedes hacerlas mejor y en menos tiempo (o eliminarlas por completo). Invierte tu tiempo sabiamente para que se convierta en un bien provechoso.

Si quieres conocer más sobre el tema o piensas que tu empresa necesita una ayudadita en la Administración de Recursos, no dudes en contactarnos, tenemos el taller ideal de administración del tiempo.