Gestión de equipos: herramientas para el Home Office (teletrabajo)

Es un hecho que en estas últimas semanas estamos viviendo una de las mayores crisis que pudimos habernos imaginado. Y seamos realistas, la pandemia de COVID-19 es solo la punta del iceberg.

Esta situación ha desencadenado una serie de acciones o protocolos para los que nuestro país no se encontraba preparado, refiriéndonos tanto a las medidas higiénicas y de salud, como al impacto que ha generado sobre la economía.

Ante esta contingencia, se nos ha llamado a permanecer en cuarentena para tratar de contener /disminuir las posibilidades de contagio, con ello creando la oportunidad de que las empresas opten por trabajar mediante HOME OFFICE.

Sin embargo al trabajar con un equipo en el cual todos cuentan con distintas competencias; debemos detenernos un segundo y pensar, ¿cómo podemos darle seguimiento a sus actividades?, ¿qué tanto debemos presionarlos?, ¿debemos supervisarlos todo el día?

Es ahí donde nos damos cuenta de que es todo un reto, ya que requiere lograr que la interacción, colaboración y comunicación entre el equipo sean EFECTIVAS y estén alineados a la OBTENCIÓN DE OBJETIVOS.

Es por ello que al tomar la decisión de trabajar de esta manera, debes considerar establecer una estrategia adecuada, de tal manera que puedas garantizar la PRODUCTIVIDAD del equipo.

Para iniciar debes identificar cual es el perfil de cada uno de tus colaboradores. Debes considerar el tipo de actividades que hace cada uno, si estas son operativas o administrativas, que tipo de reportes o resultados deben generar y recordar que tipo de liderazgo que se ha aplicado con cada uno. Recordemos que hay a quienes tenemos que ir instruyendo a cada paso y verificando cada una de sus actividades, pero de igual forma tenemos a ese tipo de colaborador al cual se le da la actividad y solo debes dar tu visto bueno, ya que es más autodidacta. Sabemos que así como existen colaboradores disciplinados que cumplen con sus tareas en tiempo y forma, hay quienes requieren de supervisión, mantener cierta convivencia con los compañeros y cumplir con sus rutinas.

Al trabajar de manera remota y buscando que esto sea funcional, es importante dejar en claro al equipo cuál será la manera de trabajar, sus tareas y las metas a alcanzar en este periodo. Esto nos ayudará a que ellos no pierdan el enfoque y por ende la empresa refleje las consecuencias.

Una vez identificado el método de trabajo, y se establecieran actividades y objetivos con cada colaborador, debemos determinar qué tipo de seguimiento les brindarás cada cierto tiempo y de qué manera podrás evaluar su productividad. Quizás haya quien deba mandarte un reporte de actividades diario y tener sesiones con él (o ellos) cada dos días para seguir controlando la ruta por la que avancen. Y habrá con quienes sea suficiente una sesión a la semana para ver pendientes, dudas o proyectos para los siguientes días. Sea cualquiera de estas dos situaciones es sustancial que ellos puedan notar que sigues pendiente de ellos y sus actividades, y que estás a la disposición para aclarar dudas.

Ahora, ¿de qué manera podemos mantener una comunicación efectiva en este periodo?

Las HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS en las que nos apoyemos para hacer y supervisar el trabajo del equipo son muy importantes. En la actualidad no solo tenemos a nuestra disposición el correo electrónico, si bien no solemos usar más que éste, el Whatsapp y redes sociales, existe una amplia variedad de aplicaciones, software y plataformas que nos pueden ayudar tanto a darle seguimiento a cada actividad de los colaboradores, como a su productividad y facilitar el contacto con terceros.

Si requieres darle seguimiento al avance de actividades del colaborador, existen plataformas como Trello y Asana, éstas te permitirán conocer la lista de pendientes que tiene determinada persona, colocar actividades, ponerles fechas límites, grado de importancia y podrás ver cada que finalice alguna de ellas.

Si tienes una fuerza de ventas y requieren ver el seguimiento que brindan a sus clientes, conocer el porcentaje de conversión de prospectos a clientes, y por ende la productividad de cada uno de tu cuerpo de venta, una gran opción podría ser Pipedrive, Salesforce o Sales Navigator de LinkedIn.

Si bien, parte de hacer home office o teletrabajo  requiere que tus actividades las realices desde tu espacio en casa, puedes realizar videollamadas o pequeñas sesiones virtuales para que el equipo no pierda ese contacto con los demás compañeros y poder ver de manera grupal los avances que se han obtenido de acuerdo a las metas que se establecieron. Para lograrlo contamos con aplicaciones o plataformas cómo Skype, Hangouts, Whatsapp, Zoom, entre otras.

A estas alturas, lo único que puede no dejarnos avanzar y crecer tanto personal como profesionalmente, es permitir que la procrastinación nos gane. Hay muchas cosas que hacer y contamos con todo para lograr nuestros objetivos.